Mieterkommunikation

Er antwortet in Ihrem Ton — und fragt nach, bis der Mangel klar ist.

Damit der richtige Betrieb kommt, braucht es die richtigen Rückfragen. Pievo stellt sie sofort — auch um 23 Uhr.

Anruf · Frau Weber · 23:47 — von Pievo angenommen

Guten Abend Frau Weber — tritt das Wasser an der Wand oder an der Decke aus?

An der Wand hinter der Badewanne. Seit einer Stunde.

Ist der Keller zugänglich? Der Betrieb muss die Steigleitung absperren.

Ja, Schlüssel liegt beim Hausmeister.

Ergebnis

Betrieb kommt morgen 8–12 Uhr. Bestätigung per SMS.

Rückfragen je Gewerk

SanitärHeizungElektroSchließanlage

Wo genau tritt das Wasser aus?

Seit wann? Nimmt es zu?

Ist die Hauptabsperrung erreichbar?

+ eigene Frage ergänzen

Sie legen je Gewerk fest, was gefragt wird. So kommt der Handwerker nicht zweimal.

Geht ans TelefonRund um die Uhr — niemand aus Ihrem Team muss abheben, kein Anrufbeantworter.

Bestätigung sofortNach dem Auflegen bekommt der Mieter automatisch eine Empfangs-SMS.

Erst prüfen, dann beauftragenReicht ein Handgriff — etwa Heizkörper entlüften — entfällt der Einsatz. Fotos inklusive.

Ihr Ton, Ihre Bausteine

Anrede und Textbausteine kommen aus Ihrer Verwaltung.

Ein Verlauf pro Mieter

Anruf, WhatsApp, SMS und E-Mail an einem Ort.

Gebäudeweite Muster

Mehrere Meldungen zum selben Schaden werden ein Vorgang.

Was eilt, steht oben

Wasserschaden nachts steht vor klemmender Türklinke.

Wasserschaden

Türklinke

Gebäudeweite Mustererkennung

Drei Meldungen, ein Muster.

Wohnung 3, EG„Wasser ist eiskalt.“21:40

Familie Kilic, 2. OG„Kein warmes Wasser beim Duschen.“22:12

H. Ostermann, 3. OG„Heizung und Warmwasser tot.“22:31

Muster erkannt: gleiche Ursache, ganzes Haus — vermutlich die Warmwasseraufbereitung. Ein Vorgang statt zwölf.

Eine Nachricht an alle Parteien

An: alle 12 Parteien · Ahornweg 4Entwurf

Guten Abend, im Haus ist derzeit das Warmwasser gestört. Der Fachbetrieb ist informiert und kommt morgen früh. Sie müssen nichts weiter melden — wir geben Bescheid, sobald alles wieder läuft.

Niemand meldet denselben Ausfall zum dritten Mal — und niemand fragt sich, ob die Verwaltung Bescheid weiß.

Interne Notizen · nur für Ihr Team

Das Wissen bleibt im Haus.

Zu jedem Mieter und jedem Objekt können Sie interne Notizen hinterlegen. Pievo berücksichtigt sie — der Mieter sieht sie nie.

Und wenn erfahrene Mitarbeitende gehen oder die nächste Generation übernimmt, steht das Wissen dokumentiert am Vorgang — nicht nur im Kopf.

Frau Weber · 3. OGSchwer zu erreichen tagsüber — lieber SMS als Anruf. Termine ab 17 Uhr.

Ahornweg 4 · ObjektAbsperrventil hinter der Kellertür links. Schlüssel beim Hausmeister, Herr Roth.

Familie Kilic · 2. OGBevorzugt WhatsApp, antwortet schnell. Deutsch und Türkisch.

So individuell wie Ihre Verwaltung.

Was Sie festlegen

Rückfragen je GewerkIhre Fragenliste je Gewerk, jederzeit erweiterbar.

Anrede und TonfallFörmlich oder herzlich — Sie geben den Ton vor.

Ihre TextbausteineIhre bewährten Formulierungen, nicht neu erfundene.

Was als Notfall giltWelche Meldungen sofort hochgestuft werden, bestimmen Sie.

Beim Einarbeiten übernehmen wir das aus Ihren bisherigen E-Mails und Vorlagen — Sie müssen nichts konfigurieren, nur bestätigen.

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Wie aus der geklärten Meldung ein Termin wird.

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